OKR – för startups som vill sätta mål och jobba i synk

Alla vi som har jobbat i stora organisationer vet att det finns många sätt att jobba med mål, KPI.er och olika typer av scorecard. Och hur svårt det är att få det att hänga ihop.

Men i dessa organisationer har man inte heller samma krav på att varje medarbetare skall förstå hur just deras insats bidrar till det övergripande målet.

Jag har sett OKR (Objectives & Key Results) fungera io ett antal situationer, och också lyft in det som metod i några bolag jag har varit engagerad i. Det kan vara ett bra tillfälle att resonera kring varför man behöver detta och hur man lättast kommer igång.

Vilket problem vill jag lösa?

När man är 2-3 grundare i en skrubb, så är man oftast bra i synk, både när det gäller vision och vad vi behöver uträtta den närmaste tiden. Och när vi inte riktigt förstår varandra så tar det ofta 5 minuter att reda ut det.

Men när jag tar in ytterligare ett par personer, så har de inte alls samma förståelse för helheten eller hur de behöver prioritera bland de 100-tals saker som måste göras. Grundarna kan lösa mycket av detta i one-on-ones, men det blir snabbt jobbigt och risken är att alla tolkar det man hör lite olika.

Och i något läge så tycker man att alla delar i organisationen är i ofas. Då är det läge att ta tag i det på riktigt.

I nästa fas har jag olika gruppen som jobbar på olika saker (typiskt sälj & produkt) där man inte riktigt förstår vad de andra gör, och hur de bidrar till de övergripande målen på samma fantastiska sätt som vårt gäng gör. Detta händer oftast vid 8-10 personer, när inte alla fikar tillsammans eller får plats kring samma bord.

När man blivit >30 så uppstår problem kring kommunikation. Och växer man snabbt så kommer man ha svårt med onboarding. Att då ha ett system som tydliggör hur olika delar av organisationen hänger ihop, hur vi prioriterar och hur jag som enskild medarbetare kan göra skillnad blir då nästan ännu viktigare.

Och det är detta som jag uppskattar mest med OKR; att det funkar lika bra när vi är 5 som 55, eller som i Googles fall över 100.000 anställda.

Vad är OKR?

Målet med OKR är inte att hantera allt som händer i en verksamhet. ”Business as usual” kommer förhoppningsvis att ske oavsett hur vi sätter mål, utan OKR skall adressera de saker som är viktiga för bolaget, teamet eller mig själv – och som kommer att göra skillnad på sikt. Ofta är det saker som många behöver kraftsamla kring: lansera en ny produkt, bryta upp en ny marknad eller lösa ett viktigt problem som inte blivit adresserat.

Objective är det som får mig att gå till jobbet. Vad vill vi åstadkomma? Det skall vara inspirerande, modigt och gärna lite subjektivt. Känslan måste vara att detta ör värt att göra och att vi måste anstränga oss för att nå dit.

Key Results är objektiva, mätbara faktorer som gör att vi når vårt mål. De skall helst vara kvantitativa och ge svar på hur långt vi har kommit på vägen. Det som är lite speciellt är att de skall vara stretchmål; dvs det är bättre att sätta 130 som mål även om 100 skulle ”räcka”. Då pressar man teamet och sig själv, och tvingas komma på nya approacher och arbetssätt, och lära sig nya saker, men att det då också är ok att komma in på 70% av target.

Gör jag detta jobbet en gång varje kvartal, så kommer jag att lösa 2-4 viktiga saker för bolaget eller teamet var tredje månad, samtidigt som jag pushar organisationen på 100-tals områden genom offensiva key results. Så klart gör det skillnad!

Nedan finns massor av resurser kring hur man bör tänka.

Hur kommer jag igång?

Gör det inte för svårt!

Jag tycker det är bra om ledningsgruppen kan brottas ett par gånger kring vilka prioriteringarna bolaget bör ha kommande kvartal. Normalt är det ett förstamöte (2 tim) där alla har med sig 2-3 förslag på vad man tycker borde vara med, och så diskuterar gruppen detta. Det är viktigt att detta är ett diskussionsmöte för att vrida och vända på alla argument. Och en bieffekt är så klart att ledningsgruppen får en chans att jobba tillsamamns med svåra (och viktiga frågor).

Har grundarna (eller styrelsen) input kring vad som är viktigt på 1-5 års sikt, så är detta bra input.

Men ofta har ledningsgruppen i ett litet bolag tillräckligt bra koll.

På ett andramöte (2 tim) bör man kunna ta beslut. Antingen kan gruppen prioritera vilka 2-3 objectives som är viktigast, vilket så klart är att föredra, eller så får grundare/VD vara tie-breaker. Ett förslag är att lägga en timma på prioritering och en timma på potentiella Key Results. Efter detta möte borde man kunna ta fram ett komplett förslag på företagsnivå via mail eller korta möten på 2-3 personer.

Här är ett exempel (Excel) på hur man kan dokumentera. Att köra i Google Docs är bra, så att alla kan se + editera. Kör en flik för varje grupp.

När bolagets 2-4 Objectives är spikade så bör de presenteras för alla i verksamheten. Finns det sedan andra grupperingar som bör ha egna OKR, så kan de göras direkt efter det. Dessa är normalt en kombination av att bryta ner bolagets Key Results, och saker som man känner är prioriterade i just vår grupp.

Efter det är det bra om alla få koll på alla andras OKR. Här ser man ganska tydligt om det finns gemensamma, ”korsfunktionella”, objectives man kan samarbeta kring. Eller om det finns målkonflikter som behöver hanteras.

Initialt brukar jag inte göra OKR på individnivå, utan nöja mig med att de blir bra på företags-och teamnivå.

Uppföljning kanske sker veckovis (eller varannan vecka) i team, och månadsvis för hela bolaget. Detta bör så klart vara en statusuppdatering, men man kan också fokusera på de lärdomar som gjorts.

Hur lär jag mig mer?

Googlar man lite så fiunns det massor av resurser för att löära sig mer.

Den här videon från Google är klassisk.

Många leverantörer av verktyg har bra material. Jag gillar framförallt Betterworks.

För ett mer övergripande perspektiv har MIT Sloan en bra artikel här; ”With Goals, FAST Beats SMART”

Vill man verkligen nörda in på området, så har John Doerr skrivit boken ”Measure What Matters”. Bra bok + massa andra resurser här. Ochj så klart ett TED-talk.

Jackman Chiu